Simplifier les opérations complexes grâce à Odoo le grossiste en verre Ayano

Ayano est une entreprise en pleine croissance active dans le secteur du verre, qui gère d'importants volumes de produits, des opérations sur mesure et un entrepôt de plus de 15 000 m². La logistique, la gestion des stocks, la production et les ventes étant étroitement liées, l'efficacité des processus est essentielle pour assurer le bon fonctionnement de l'entreprise et soutenir son expansion future. À mesure que l'entreprise continuait de se développer, elle avait besoin d'une infrastructure numérique plus solide, à la hauteur de ses réalités opérationnelles.

Le défi

Avant de travailler avec nous, Ayano avait déjà mis en place un autre système ERP. Malgré les promesses faites lors de ce projet, la solution n'a pas répondu aux attentes et n'a pas su soutenir l'activité comme elle aurait dû.

Parallèlement, la gestion des opérations d'entrepôt était devenue de plus en plus complexe. Avec des milliers de produits en stock et un entrepôt de grande superficie, la logistique ne fonctionnait pas toujours avec l'efficacité requise. La demande initiale consistait donc à améliorer la configuration de leur système de gestion d'entrepôt (WMS) et à l'intégrer au système ERP existant.

Cependant, après une première analyse, il est rapidement apparu que résoudre uniquement le problème lié à l'entrepôt ne suffirait pas. Ayano avait besoin d'une solution plus globale : un système unique capable de prendre en charge l'ensemble des opérations, de l'établissement des devis à la facturation, tout en reliant de manière plus intelligente la production, les stocks et la gestion des entrepôts.

Notre approche

En partant d'une bonne compréhension

Nous avons lancé le projet par une analyse rapide visant à dresser un état des lieux, à identifier les points faibles et à comprendre le fonctionnement réel d'Ayano. Nous sommes ensuite passés à une phase d'analyse plus approfondie , avec des ateliers structurés auxquels ont participé la direction et des collaborateurs clés de différents services.

Ensemble, nous avons passé en revue les principaux domaines opérationnels, notamment les achats, la logistique, la gestion des stocks et les ventes. Plutôt que de nous baser sur des hypothèses, nous avons conçu le futur système en nous appuyant sur la réalité de leurs processus quotidiens.

Comme l'a expliqué Erwin Meeuwesen, PDG d'Ayano, l'objectif était clair dès le premier jour : le système devait être simple, flexible, rapide, fiable et sécurisé.

Ateliers structurés, résultats concrets

Au cours de chaque atelier, nous avons recensé en détail les priorités et les besoins, puis les avons traduits en un backlog clair. À la fin de chaque session, nous avons résumé les points abordés, afin de garantir la cohérence et de rassurer Ayano sur le fait que rien n'avait été oublié.

Cette approche structurée a permis de créer rapidement une dynamique. Elle nous a également permis de remettre en question les processus existants lorsque cela s'avérait nécessaire et d'introduire les meilleures pratiques du secteur, mieux adaptées aux ambitions de croissance de l'entreprise.

Développement par sprints ciblés

Une fois les priorités clairement définies, nous sommes passés à la phase de développement par sprints de deux semaines. Chaque sprint a donné lieu à de nouvelles fonctionnalités qu’Ayano a pu tester, examiner et améliorer grâce à des échanges directs avec l’ensemble de l’équipe de projet.

Cette méthode de travail a permis de garantir la transparence, la rapidité et la maîtrise du projet, tout en veillant à ce que la solution finale reste parfaitement adaptée aux besoins de l'entreprise.

Le résultat

Ayano met actuellement en place un Odoo qui soutient véritablement l'entreprise, au lieu de l'obliger à s'adapter au logiciel.

Les effets se font déjà sentir. Les processus qui reposaient auparavant sur le papier, les tableurs et les tâches redondantes sont en cours de numérisation et de rationalisation. On s'attend à une diminution des erreurs opérationnelles, tandis que les employés disposeront deplus de temps pour se consacrer à des tâches à valeur ajoutée plutôt qu'à des tâches administratives répétitives.

« Je recommande vivement de travailler avec eux. C'est une entreprise flexible, accessible, qui comprend nos processus et qui agit rapidement. Elle met en œuvre tout ce dont nous discutons. Elle tient ses promesses, ce qui est rare dans le secteur informatique. » 

- Eric Meeuwesen, (PDG d'Ayano)

 

Ce nouveau système permet également d'harmoniser les méthodes de travail entre les différents services. Alors que l'ancien ERP était lent et peu pratique, Ayano dispose désormais d'une plateforme plus rapide et mieux connectée, qui relie l'entrepôt, la production, les stocks et la comptabilité.

Surtout, l'entreprise dispose désormais d'une base solide et évolutive pour assurer sa croissance future, y compris une éventuelle expansion à l'international.