Van verspreide tools naar een toekomstbestendige Odoo voor Superb

Superb is een snelgroeiend Belgisch bedrijf dat zich bezighoudt met auto-onderhoud en bekend staat om zijn hoogwaardige reinigings-, polijst- en premium onderhoudsdiensten. Onlangs hebben ze hun eigen lijn auto-onderhoudsproducten gelanceerd. Oprichters Henri en Charles zijn ambitieus en groeien snel, maar achter de schermen waren hun activiteiten te handmatig en inefficiënt. Ze hadden een nieuw systeem nodig dat hen kon bijhouden.

De uitdaging

Superb groeide snel, maar meer producten en diensten betekenden ook meer inkomstenstromen. Hun interne systemen konden dit niet bijhouden. Ze combineerden verschillende apps, spreadsheets, factureringstools en handmatige workflows, wat op het eerste gezicht prima leek, maar bij nader inzien bleek dat er een operationele chaos op de loer lag. Google Sheets, Dropbox, een externe factureringstool - 

• versplinterde verspreid over tools zoals Dropbox en Google Sheets
• Geen centraal systeem om detailwerkzaamheden te plannen
• Handmatig kopiëren en plakken om offertes, bestellingen en facturen aan te maken

Toen Henri en Charles meer diensten gingen aanbieden en hun eigen productlijn gingen verkopen, nam de druk toe. Ze hadden één platform nodig waar ze het volgende konden zien:

• Welke auto's werden gereserveerd?
• Welke diensten werden toegewezen?
• Wat moest worden gefactureerd
• Hoeveel geld kwam er binnen?

Dit soort structuur zou Superb aanzienlijk verbeteren. Henri en Charles zagen veel potentieel in Odoo, dat in tegenstelling tot tools als Teamleader en Hubspot, CRM, boekhouding, facturering enz. op één plek samenbrengt. Op die manier konden de oprichters snel de omzet van elk project zien. 

Onze aanpak

We hebben Odoo geïntroduceerd, de meest budgetvriendelijke, toekomstbestendige oplossing voor een bedrijf in de fase waarin Superb zich bevindt. In plaats van maatwerkontwikkelingen te creëren – die soms noodzakelijk zijn, maar ook het budget verhogen – hebben we Odoo dicht mogelijk bij hun natuurlijke workflow geïmplementeerd, terwijl we het bedrijf hebben afgestemd op de standaardflows Odoo.

Door Odoo te implementeren, Odoo de chaos van meerdere tools. Dankzij onze opzet konden ze:

• Plan waarin de taken duidelijk worden beschreven
• Maak verkooporders en facturen vanaf hetzelfde platform
• Centraliseer alle klant-, voertuig- en service-informatie
• Betalingen afstemmen zonder tussen verschillende systemen te hoeven schakelen
  

Een cruciaal onderdeel van het project was het helpen van Superb bij het aanpassen van hun workflows. Niet elk bedrijf past in de standaardprocessen Odoo. Maar wanneer het budget vastligt, is het aanpassen van de workflow de slimste keuze.

Het resultaat

Superb heeft nu een solide, uniforme operationele basis. Eén plek voor planning, verkoop en facturering.

Hoewel het team van 15 mensen nog steeds bezig is zich aan te passen aan het nieuwe systeem, verloopt de dagelijkse gang van zaken al merkbaar soepeler. Ze hebben eindelijk inzicht in de volledige workflow, van het reserveren van een auto tot het versturen van de factuur. 

"dear digital proactief, hands-on en vanaf het begin duidelijk over de kosten – geen verrassingen.” -
Charles 

Deze case een belangrijk inzicht: wanneer het budget de boventoon voert, moeten bedrijfsworkflows zich soms aanpassen aan het systeem, en niet andersom. Henri en Charles omarmden die mentaliteit volledig – ze hebben nu een overzichtelijke, schaalbare opzet zonder maatwerk.

Er is nog volop ruimte om hun Odoo verder te verbeteren, en we kijken ernaar uit om hen te blijven begeleiden bij hun volgende stappen!