Complexe processen eenvoudig maken met Odoo voor glasgroothandel Ayano

Ayano is een groeiend bedrijf dat actief is in de glasindustrie en zich bezighoudt met grote productvolumes, maatwerk aflevert en een magazijn beheert van meer dan 15.000 m². Aangezien logistiek, voorraadbeheer, productie en verkoop nauw met elkaar verbonden zijn, zijn efficiënte processen essentieel om het bedrijf soepel te laten draaien en toekomstige groei te ondersteunen. Naarmate het bedrijf bleef groeien, had het behoefte aan een steviger digitale basis die aansloot bij de dagelijkse praktijk.

De uitdaging

Voordat ze met ons in zee ging, had Ayano al een ander ERP-systeem geïmplementeerd. Ondanks de beloften die tijdens dat project waren gedaan, voldeed de oplossing niet aan de verwachtingen en slaagde ze er niet in het bedrijf de ondersteuning te bieden die het nodig had.

Tegelijkertijd werd het beheer van de magazijnactiviteiten steeds lastiger. Met duizenden producten op voorraad en een groot magazijn verliep de logistiek niet altijd zo efficiënt als nodig was. De eerste vraag was dan ook om hun WMS-opstelling te verbeteren en deze te koppelen aan het bestaande ERP-systeem.

Na een eerste analyse werd echter al snel duidelijk dat het niet voldoende zou zijn om alleen het magazijnprobleem op te lossen. Ayano had een bredere oplossing nodig: één systeem dat de volledige bedrijfsvoering kon ondersteunen, van offerte tot facturering, en tegelijkertijd productie, voorraadbeheer en magazijnbeheer op een slimmere manier met elkaar kon verbinden.

Onze aanpak

Een duidelijk startpunt

We zijn het project gestart met een quickscan om de huidige situatie in kaart te brengen, knelpunten te identificeren en inzicht te krijgen in hoe Ayano daadwerkelijk functioneert. Vervolgens zijn we overgegaan naar een meer diepgaande analysefase met gestructureerde workshops waarbij het management en sleutelfiguren uit verschillende afdelingen betrokken waren.

Samen hebben we de belangrijkste operationele domeinen doorgenomen, waaronder inkoop, logistiek, magazijnbeheer en verkoop. In plaats van uit te gaan van aannames, hebben we het toekomstige systeem ontworpen op basis van de dagelijkse praktijk.

Voor Erwin Meeuwesen, CEO van Ayano was het doel vanaf dag één duidelijk: het systeem moest eenvoudig, flexibel, snel, betrouwbaar en veilig zijn.

Gestructureerde workshops, praktische resultaten

Tijdens elke workshop werden de prioriteiten en behoeften gedetailleerd in kaart gebracht en vertaald naar een overzichtelijke backlog. Aan het einde van elke sessie vatten we de besproken punten samen, zodat iedereen op één lijn zat en Ayano erop kon vertrouwen dat er niets over het hoofd werd gezien.

Dankzij deze gestructureerde aanpak konden we snel vaart maken. Bovendien konden we zo waar nodig bestaande processen ter discussie stellen en best practices uit de sector invoeren die beter aansluiten bij de groeiambities van het bedrijf.

Werken in gerichte sprints

Toen de prioriteiten eenmaal duidelijk waren, zijn we overgegaan tot de uitvoering in sprints van twee weken. Elke sprint leverde nieuwe functionaliteiten op die Ayano kon testen, beoordelen en verbeteren via directe feedbackrondes met het volledige projectteam.

Door deze werkwijze bleef het project transparant, dynamisch en overzichtelijk, terwijl tegelijkertijd werd gewaarborgd dat de uiteindelijke oplossing nauw aansloot bij de bedrijfsbehoeften.

Het resultaat

Ayano implementeert momenteel een Odoo die het bedrijf daadwerkelijk ondersteunt, in plaats van het bedrijf te dwingen zich aan de software aan te passen.

De gevolgen zijn nu al duidelijk. Processen die voorheen afhankelijk waren van papier, spreadsheets en dubbel werk, worden gedigitaliseerd en gestroomlijnd. Naar verwachting zal het aantal operationele fouten afnemen, terwijl medewerkersmeer tijd krijgenvoor zinvol werk in plaats van repetitieve administratieve taken.

"Ik raad een samenwerking enorm aan. Het is een flexibel bedrijf dat toegankelijk is, onze processen begrijpt en snel handelt. Ze pakken alles aan wat we bespreken. Ze komen hun beloften na, en dat is een zeldzaamheid in de IT." 

- Erwin Meeuwesen, (CEO Ayano)

 

Het nieuwe systeem zorgt ook voor een meer uniforme werkwijze tussen de verschillende afdelingen. Waar het vorige ERP-systeem traag en omslachtig was, beschikt Ayano nu over een sneller en beter geïntegreerd platform dat magazijn, productie, voorraad en financiën met elkaar verbindt.

Het belangrijkste is dat het bedrijf nu beschikt over een schaalbare basis voor toekomstige groei, waaronder mogelijke internationale uitbreiding.