Complexe processen simpel maken met Odoo voor glasgroothandel Ayano
Ayano is een groeiend bedrijf actief in de glasindustrie, dat grote productvolumes, maatwerk en een magazijn van meer dan 15.000 m² beheert. Met logistiek, voorraadbeheer, productie en verkoop nauw met elkaar verweven, zijn efficiënte processen essentieel om de business vlot te laten draaien en toekomstige uitbreiding te ondersteunen. Naarmate het bedrijf bleef groeien, hadden ze een sterkere digitale basis nodig die paste bij hun operationele realiteit.
De uitdaging
Voor ze met ons samenwerkten, had Ayano al een ander ERP-systeem geïmplementeerd. Ondanks de beloftes tijdens dat project voldeed de oplossing niet aan de verwachtingen en ondersteunde ze de business niet zoals het hoorde.
Tegelijk was de magazijnwerking steeds moeilijker te beheren geworden. Met duizenden producten in voorraad en een grote magazijnoppervlakte liep de logistiek niet altijd zo efficiënt als nodig. De initiële vraag was daarom om hun WMS-setup te verbeteren en die te koppelen aan het bestaande ERP-systeem.
Maar na een eerste analyse werd al snel duidelijk dat enkel de magazijnuitdaging oplossen niet zou volstaan. Ayano had een bredere oplossing nodig: één systeem dat de volledige werking kon ondersteunen, van offerte tot facturatie, en tegelijk productie, voorraad en magazijnbeheer op een slimmere manier verbond.
Onze aanpak
Starten met een duidelijk begrip
We startten het project met een quickscan om de huidige situatie in kaart te brengen, pijnpunten te identificeren en te begrijpen hoe Ayano echt werkt. Vandaar gingen we over naar een meer diepgaande analysefase met gestructureerde workshops met het management en sleutelfiguren uit verschillende afdelingen.
Samen namen we de belangrijkste operationele domeinen onder de loep, waaronder aankoop, logistiek, magazijnbeheer en verkoop. In plaats van aannames te doen, bouwden we het toekomstige systeem op basis van de realiteit van hun dagelijkse processen.
Zoals Ayano's CEO Erwin Meeuwesen uitlegde, was het doel van dag één duidelijk: het systeem moest simpel, flexibel, snel, betrouwbaar en veilig zijn.
Gestructureerde workshops, praktische resultaten
Tijdens elke workshop werden prioriteiten en noden in detail verzameld en vertaald naar een duidelijke backlog. Aan het einde van elke sessie vatten we samen wat besproken was, wat de afstemming verzekerde en Ayano de zekerheid gaf dat er niets over het hoofd werd gezien.
Deze gestructureerde aanpak zorgde snel voor momentum. Ze liet ons ook toe om bestaande processen in vraag te stellen waar nodig en industriële best practices te introduceren die beter pasten bij de groeiambities van het bedrijf.
Bouwen in gerichte sprints
Zodra de prioriteiten duidelijk waren, gingen we over tot oplevering via sprints van twee weken. Elke sprint leverde nieuwe functionaliteiten op die Ayano kon testen, beoordelen en verbeteren via directe feedbackloops met het volledige projectteam.
Deze manier van werken hield het project transparant, snel en beheersbaar, en zorgde ervoor dat de uiteindelijke oplossing nauw aansloot bij de bedrijfsnoden.
Het resultaat
Ayano implementeert nu een Odoo-omgeving die de business echt ondersteunt, in plaats van de business te dwingen zich aan de software aan te passen.
De impact is nu al duidelijk. Processen die vroeger afhingen van papier, spreadsheets en dubbel werk worden gedigitaliseerd en gestroomlijnd. Operationele fouten zullen naar verwachting afnemen, terwijl medewerkers meer tijd krijgen voor waardevol werk in plaats van repetitieve administratie.
"Ik raad de samenwerking absoluut aan. Het is een flexibel bedrijf dat toegankelijk is, onze processen begrijpt en snel schakelt. Ze pakken alles aan wat we bespreken. Ze houden hun beloftes, en dat is een zeldzaamheid in IT."
- Eric Meeuwesen, (CEO Ayano)
Het nieuwe systeem zorgt ook voor een meer verenigde manier van werken over de afdelingen heen. Waar het vorige ERP traag en omslachtig was, heeft Ayano nu een sneller en beter verbonden platform dat magazijn, productie, voorraad en finance koppelt.
Het belangrijkste: het bedrijf heeft nu een schaalbare basis voor toekomstige groei, inclusief mogelijke internationale expansie.
