Hoe automatiseer je de order-naar-cashflow voor B2C- en B2B-bedrijven?

In de snelle digitale wereld van vandaag staan bedrijven voor de uitdaging om een steeds groeiend aantal systemen te beheren om een soepele werking te garanderen. Of je nu in B2C of B2B werkt, het belang van het stroomlijnen van je order-to-cash (O2C) stroom kan niet genoeg benadrukt worden. Door uw processen te automatiseren, bespaart u niet alleen tijd en vermindert u menselijke fouten, maar verbetert u ook het algemene overzicht van uw bedrijf. In dit artikel onderzoeken we hoe de integratie van Shopify, Odoo, Mollie en Sendcloud een efficiënt en volledig geautomatiseerd O2C systeem creëert.

Waarom uw order-naar-cashflow automatiseren?

Niet gekoppelde systemen leiden tot chaos. Van CRM-tools (Customer Relationship Management) en boekhoudsystemen tot je verkooppuntPOS) en online winkel, een gebrek aan integratie leidt tot handmatig werk. Dit leidt weer tot fouten, verwarring en inefficiëntie.

De oplossing? Gekoppelde systemen. Deze verminderen niet alleen handmatige taken, maar zorgen ook voor een beter overzicht doordat gegevens naadloos tussen verschillende platforms kunnen stromen. Met al je bedrijfsgegevens op één plek krijg je waardevolle inzichten in verkoopprestaties, voorraadniveaus en cashflow. Deze zichtbaarheid helpt je om betere, datagestuurde beslissingen te nemen, waardoor uiteindelijk je bedrijfsresultaat verbetert.

Een blik op het geïntegreerde Order-to-Cash-proces

In deze demo doorlopen we een volledig geautomatiseerde O2C flow met behulp van vier belangrijke platforms: Shopify, Odoo, Mollie en Sendcloud.

Stap 1: De bestelling plaatsen

De reis begint met een klant die een bestelling plaatst in je Shopify winkel. Onze demo toont een prachtige winkel met tuinaccessoires genaamd Trade Wins, waar een klant een product selecteert en naar de kassa gaat. Shopify's one-page checkout proces zorgt voor een soepele en gebruiksvriendelijke ervaring, zodat klanten gemakkelijk hun aankoop kunnen afronden.

Zodra de betaling van de klant via Mollie is verwerkt, wordt de bestelling bevestigd en gaat het proces naadloos over naar de volgende fase.

Stap 2: De bestelling synchroniseren in Odoo

Zodra de klant de aankoop heeft afgerond, wordt de bestelling automatisch gesynchroniseerd van Shopify naar Odoo. Dit kan gebeuren via een integratie die vooraf is gebouwd of op maat is gemaakt. Odoo verwerkt vervolgens de bestelling en zorgt ervoor dat alle gegevens up-to-date zijn, inclusief de betaalstatus en leveringsgegevens.

Stap 3: Logistieke stroom met Sendcloud

Nu de bestelling is gesynchroniseerd in Odoo, is de volgende stap het afhandelen van de logistiek. Sendcloud, geïntegreerd met Odoo, genereert een verzendlabel voor de bestelling. Deze stap is geautomatiseerd: zodra de leveringsorder is gevalideerd, maakt Sendcloud automatisch het label aan en stuurt het terug naar Odoo.

Bovendien zorgt de voorraadmodule van Odooervoor dat de voorraad in real-time wordt bijgewerkt, waardoor het risico op oververkoop afneemt en je een nauwkeurig beeld krijgt van je voorraad.

Stap 4: Verzending en tracering

Zodra het verzendlabel is gegenereerd, is het pakket klaar voor levering. Odoo werkt de status van de bestelling bij naar "klaar" en de klantenservice krijgt een link voor het volgen van de zending. Klanten kunnen ook automatische traceringsupdates ontvangen via e-mail, geconfigureerd via Sendcloud.

Dit automatiseringsniveau zorgt ervoor dat alles gestroomlijnd verloopt, van orderverwerking tot levering, waardoor zowel tijd als middelen worden bespaard.

De financiële stroom: geautomatiseerde afstemming

Naarmate de bestelling vordert, neemt ook de financiële stroom toe. Zodra de betaling is bevestigd via Mollie, wordt er een factuur aangemaakt in Odoo. Deze factuur wordt gemarkeerd als "in betaling" totdat deze volledig is afgestemd.

De laatste stap in de financiële stroom is de automatische afstemming tussen de ontvangen betaling en de openstaande factuur. Dit reconciliatieproces wordt vergemakkelijkt door de integratie tussen Odoo en Mollie, waarbij banktransacties direct in Odoo worden gesynchroniseerd.

Door gebruik te maken van reconciliatiemodellen matcht Odoo automatisch de betaling met de bijbehorende factuur, zodat alle financiële gegevens accuraat en up-to-date zijn.

Conclusie: Waarom het automatiseren van uw order-naar-cashflow een game changer is

De integratie van Shopify, Odoo, Mollie en Sendcloud zorgt voor een volledig geautomatiseerde order-to-cash flow, vermindert handmatige fouten, verbetert de efficiëntie en geeft een beter inzicht in je bedrijfsvoering. Met geautomatiseerde processen kun je je richten op het uitbreiden van je bedrijf en er tegelijkertijd voor zorgen dat bestellingen snel en nauwkeurig worden verwerkt.

Door elke stap te automatiseren, van het plaatsen van de bestelling tot de financiële reconciliatie, kunnen bedrijven tijd besparen, de klanttevredenheid verbeteren en betere datagestuurde beslissingen nemen.