AI in Odoo : krachtig – maar ook iets waar je voorzichtig mee moet zijn

Met Odoo zit kunstmatige intelligentie niet langer verborgen in experimentele functies of technische hoekjes van het systeem. Het wordt een zichtbaar en geïntegreerd onderdeel van de dagelijkse werkprocessen in verschillende apps. Maar net als bij elke andere technologie moeten we voorzichtig zijn bij de implementatie van AI binnen een organisatie.

Zodra AI is ingeschakeld, zal uw team dat waarschijnlijk snel merken en meteen gaan experimenteren! Ze zullen proberen uit te zoeken hoe hun dagelijkse taken van AI kunnen profiteren – en dat betekent dat bedrijven niet alleen moeten nadenken over wat AI kan doen, maar ook over hoe het wordt geïmplementeerd, beheerd en gecontroleerd.

Een handige manier om inzicht te krijgen in de AI-mogelijkheden van Odoo door ze te bekijken aan de hand van vier bouwstenen: AI-agenten, AI-automatiseringen, AI-velden en AI-ondersteuningshulpmiddelen.

1. AI-agenten

AI-agenten fungeren als interactieve assistenten binnen Odoo. Ze werken via een conversatie-interface en stellen gebruikers in staat om in natuurlijke taal vragen te stellen over hun gegevens of informatie op te vragen.

Een gebruiker zou bijvoorbeeld kunnen vragen:

• “Welke deals moet ik vandaag opvolgen?”
• “Welke klanten hebben momenteel betalingsachterstanden?”
• “Laat me een overzicht zien van onze verkopen in regio X.”

In plaats van door allerlei menu’s of rapporten te bladeren, kan de assistent het verzoek interpreteren en de relevante informatie weergeven.

Deze agents kunnen ook werken met kennisdocumenten, pdf’s en interne documentatie, en ze kunnen antwoorden in de taal die de gebruiker verkiest. In de praktijk maakt dit van het ERP-systeem meer een soort data-assistent dan alleen maar een database-interface.

2. AI-automatiseringen

Een andere belangrijke functie is AI-gestuurde automatisering. Deze workflows worden automatisch geactiveerd wanneer zich bepaalde gebeurtenissen voordoen en maken gebruik van AI om te bepalen wat de meest geschikte actie is.

Een typisch voorbeeld is het sorteren van helpdesktickets. Wanneer er een nieuw supportticket binnenkomt, kan AI bijvoorbeeld de inhoud ervan analyseren en automatisch vaststellen:

• het thema van dit nummer
• de taal van het verzoek
• de urgentiegraad
• welk teamlid dit moet afhandelen, rekening houdend met de werkdruk en expertise

Het ticket wordt vervolgens automatisch doorgestuurd, zonder dat handmatig sorteren nodig is. Dit vermindert de administratieve rompslomp en kan de reactietijden aanzienlijk verkorten.

Soortgelijke automatiseringspatronen kunnen op tal van gebieden worden toegepast. Denk bijvoorbeeld aan het beoordelen van leads, het categoriseren van documenten en interne doorstuurprocessen.

3. AI-gebieden

Een van de handigste manieren om in Odoo met AI aan de slag te gaan, Odoo via AI-velden. Deze velden vullen records automatisch aan met door AI gegenereerde inzichten of voorspellingen.

Dit is handig voor bijvoorbeeld:

• Beoordeling van de gereedheid van leads, inclusief onderbouwing en aanbevolen vervolgstappen
• Beoordeling van de urgentie van helpdesktickets die verder gaat dan het louter herkennen van trefwoorden
• Supporttickets koppelen aan mogelijke verkooporders op basis van de context
• Aanbevolen vervolgstappen, zoals een e-mail sturen, bellen of een vergadering plannen

Omdat deze velden onopvallend op de achtergrond werken en alleen worden geactiveerd wanneer dat nodig is, bieden ze vaak veel toegevoegde waarde bij een relatief laag verbruik van tokens in vergelijking met doorlopende chatinteracties.

Voor veel bedrijven vormen AI-toepassingen het meest praktische startpunt om AI in de dagelijkse bedrijfsvoering te integreren!

4. Assistenten voor AI-ondersteuning

Naast gestructureerde workflows introduceert Odoo door AI aangestuurde assistenten die helpen bij dagelijkse taken.

Deze tools helpen je sneller te werken door ondersteuning te bieden bij activiteiten zoals het opstellen van e-mails, het vertalen van berichten, het samenvatten van lange chatgesprekken, het zoeken naar documenten via semantisch zoeken of het genereren van korte stukjes operationele content.

Hoewel deze functies afzonderlijk misschien onbeduidend lijken, kunnen ze samen zorgen voor een aanzienlijke productiviteitswinst binnen teams– met name in functies waar veel communicatie bij komt kijken, zoals verkoop, klantenservice en projectmanagement.

Dat is allemaal geweldig, maar: laat AI niet ongecontroleerd zijn gang gaan

Al deze nieuwe functies zijn geweldig, maar we houden in gedachten dat u de touwtjes in handen moet houden. De AI zelf zal een database niet zomaar beschadigen. Zevoert echterwel de logica uit die is geconfigureerd, wat betekent dat governance belangrijk blijft.

Organisaties moeten goed nadenken over wie AI-automatiseringen mag configureren, welke gebruikers toegang hebben tot AI-functies en wie door AI gegenereerde logica of code mag maken of implementeren.

Daarnaast zijn er nog twee andere praktische zaken waarmee je rekening moet houden bij het implementeren van AI: kostenbeheersing en databeheer.

Kostenbeheersing

Achter de schermen maakt Odoo via API-sleutels verbinding met externe AI-aanbieders zoals OpenAI of Google Gemini. Dit brengt een belangrijk operationeel aandachtspunt met zich mee: het API-gebruik staat los van de gebruikersabonnementen.

De ChatGPT-licenties van een bedrijf dekken bijvoorbeeld niet automatisch het API-gebruik dat door Odoo wordt gegenereerd. AI-aanroepen die door het systeem worden gedaan, worden door de API-provider gefactureerd op basis van het verbruik van tokens. Zonder de juiste waarborgen kan het tokengebruik snel toenemen – en daarmee ook uw kosten. 

Behandel AI-API’s net als elke andere externe dienst: houd het gebruik in de gaten, stel duidelijke limieten vast en begin met goed omschreven cases. Met de juiste waarborgen kunt u profiteren van AI-mogelijkheden en tegelijkertijd de kosten voorspelbaar en onder controle houden.

Gegevensbeheer

Net als bij elke integratie waarbij gegevens naar externe diensten worden verzonden, brengt AI bepaalde overwegingen met zich mee op het gebied van gegevensverwerking.

Wanneer Odoo gegevens Odoo naar aanbieders zoals OpenAI of Google Gemini, moeten bedrijven duidelijkheid hebben over welke gegevens worden verzonden, welke documenten of databaserecords daarbij zijn inbegrepen en hoe die gegevens extern worden verwerkt.

Daarom raden wij aan om:

• de reikwijdte van het delen van gegevens duidelijk omschrijven
• de toegang tot bepaalde datasets waar mogelijk beperken
• intern beleid en toegangsrechten vaststellen
• zorgen voor naleving van de AVG en contractuele verplichtingen 

Uiteindelijk markeert Odoo een ommekeer waarbij AI zichtbaar, praktisch en overal in het platform geïntegreerd wordt. AI in Odoo uitgroeien tot een krachtige operationele laag die uw medewerkers ondersteunt, maar een zorgvuldige afweging van de implementatiemethode is daarbij onontbeerlijk.